Nous ne résumerons pas ici la totalité du règlement. Et nous ne nous attarderons pas non plus sur les conséquences financières qui en découlent, et qui font actuellement la manchette (2). Nous voulons simplement attirer l’attention sur la nécessité qui semble maintenant de mise d’organiser encore plus systématiquement ce que nous pourrions appeler les « archives » des résidences pour personnes âgées…
Des archives ? Le terme est souvent utilisé sans que l’on sache trop qu’elle est sa véritable signification. En gros (et au risque de simplifier un peu), disons qu’une archive est un document produit par une personne physique ou morale dans le cadre de ses activités. Bien sûr, on ne parle pas d’archives dans le règlement. Mais, comme on va le voir, une grande quantité de documents devront être produits, conservés et diffusés « dans le cadre des activités » des résidences d’aînés…
Si donc une RPA est considérée comme une organisation produisant des documents dans le cadre de ses activités, il n’est pas superflu de rappeler la distinction faite dans le règlement entre les résidences privées pour aînés « destinées à des personnes autonomes » et celles qui sont « destinées à des personnes semi-autonomes » (voir Art.2). Nous voulons souligner que malgré cette séparation, la différence entre les deux catégories n’est pas si tranchée. En effet, selon l’article 3, une résidence pour personnes âgées appartenant à la deuxième catégorie peut accueillir aussi des personnes dites « autonomes » :
| Une résidence peut appartenir à la fois à la catégorie des résidences privées visées au paragraphe 1 de l’article 2 et à celle visée au paragraphe 2 de cet article.
L’exploitant d’une telle résidence doit respecter, pour chacune des catégories, l’ensemble des critères et des normes qui lui sont applicables en vertu de la Loi ou du présent règlement. |
Il y a donc des normes qui s’appliquent indifféremment aux deux, et d’autres qui s’appliquent à l’une ou l’autre. Puisqu’il s’agit ici de proposer une réflexion générale, nous citerons des articles portant sur les deux catégories afin de refléter la réalité du vieillissement, qui est bien sûr « évolutif ». Pour plus de détails concernant chacune des deux catégories, on se reportera simplement aux diverses sections du règlement.
Des registres et dossiers à constituer
Évidemment, certains documents sont obligatoires, tels que le bail (Art. 12), et les outils d’évaluation Prisma-7 et SMAF, servant respectivement au « repérage de la perte d’autonomie d’un résident ou d’une personne qui souhaite devenir résidente » et à « l’évaluation de l’autonomie d’un tel résident ou d’une telle personne » (Art. 60). On peut mentionner aussi le Guide de prévention des infections dans les résidences privées » (Art. 18).
Mais pour gérer adéquatement leur RPA, les exploitants devront aussi constituer divers dossiers et registres:
- Le dossier des employés (Art. 65)
- Le dossier des résidents (Art. 43)
- Le registre des incidents et accidents (Art. 55)
Le dossier des employés devra contenir, pour chacun d’eux, des documents aussi divers que la description de tâches, une liste des compétences, les preuves d’attestation de diplômes et de réussite, etc. Les employés devront en outre signer divers déclarations et documents, qui figureront dans leur dossier respectif, tels que le code d’éthique (qui doit d’ailleurs être signé aussi par les résidents et par tous ceux et celles qui y travaillent (Art.36)), une attestation écrite à l’effet qu’ils ont pris connaissance et compris le Guide de prévention des infections cité plus haut (Art. 19), une attestation de non accusation ou culpabilité (Art. 24 et Art. 25).
Pour ce qui est du dossier des résidents, on trouvera, pour chacun d’eux, diverses informations les concernant, tels que le consentement (ou le refus) de la divulgation d’informations personnelles, une copie des déclarations d’incidents ou d’accidents, etc. On peut ajouter que ces documents sont à conserver au moins 5 ans après le départ ou le décès du résident (Art. 46).
Quant au registre des incidents et des accidents. Il n’est pas superflu de rappeler leurs définitions, qui figurent dans l’article 1 du règlement:
- « accident » : une action ou une situation où le risque se réalise et est, ou pourrait être, à l’origine de conséquences sur l’état de santé ou le bien-être d’un résident, d’un membre du personnel, d’un professionnel ou d’un tiers.
- « incident» : une action ou une situation qui n’entraîne pas de conséquences sur l’état de santé ou le bien-être d’un résident, d’un membre du personnel, d’un professionnel ou d’un tiers mais dont le résultat est inhabituel et qui, en d’autres occasions, pourrait entraîner des conséquences
Cette petite nomenclature a selon nous le mérite de rendre plus claires certaines situations qui peuvent se produire au sein d’une résidence pour personnes âgées. Ajoutons qu’elle ne concerne pas que les résidents. La sécurité des proches et des employés est aussi visée.
L’importance de la diffusion de l’information
Les exploitants auront à fournir une déclaration à l’effet qu’ils ont pris connaissance de la loi et du règlement et qu’ils s’engagent à les respecter (Art. 11, point 9). De plus, les rapports entre la résidence pour aînés et l’instance locale sont considérés dans le règlement comme se faisant dans le cadre d’une « collaboration ». Une entente doit donc être établie entre les deux, afin d’établir
| Les modalités de dispensation de services de santé et des services sociaux par cette instance locale aux résidents, les engagements pris par cette dernière et l’exploitant à cet égard ainsi que toute autre modalité concernant leur collaboration. (Art. 39) |
La diffusion de l’information est donc un des éléments essentiels du règlement : on veut s’assurer que l’information soit précise et à jour et qu’elle puisse être transmise systématiquement aux personnes visées.
Par exemple, on devra fournir au nouveau résident divers documents concernant la RPA, tels que : Un document descriptif de la résidence (Art. 48), le code d’éthique (Art. 36), une grille ou tableau lui expliquant les divers soins et services offerts (Art. 49), une grille des menus (Art. 62).
Dans le cadre du travail quotidien des employés, les résultats de l’évaluation des résidents devront leur être transmis par écrit (Art. 71). Et à la suite d’un incident ou d’un accident, la procédure à suivre est très claire. Si le témoin est un proche ou un bénévole, il doit avertir un employé (Art. 56, alinéa 3). Les employés, quant à eux, doivent avertir le responsable du registre (Art. 57), lequel doit aviser l’exploitant (Art. 57). Quant à ce dernier, il devra aviser les proches et les instances locales (Art. 56 et 60).
Afin de permettre à l’agence de faire un suivi, les exploitants sont aussi chargés d’envoyer régulièrement des documents et informations à l’agence, tels que : une déclaration concernant la culpabilité ou une accusation dont ferait l’objet l’exploitant ou un administrateur (Art. 27 et Art. 11, point 10), une déclaration de mise à jour, en ce qui a trait à l’immatriculation de la RPA au registre des entreprises (Art. 38).
Enfin, compte tenu de la quantité d’informations à gérer, les exploitants doivent bien entendu respecter la confidentialité en tout temps (Art. 46).
La nouvelle règlementation exigera-t-elle une organisation plus complexe ?
Pour de nombreux gestionnaires de résidences pour personnes âgées, toute cette procédure ne paraîtra pas si compliquée, en particulier pour ceux qui accueillent déjà une clientèle nécessitant des soins et services, ce qui exige évidemment une plus grande organisation. Par ailleurs, de nombreux documents (tels qu’un code d’éthique ou le bail) sont déjà produits dans de nombreuses RPA et l’information peut se transmettre déjà très bien entre les personnes concernées.
Mais on pourrait tout de même se questionner sur la faisabilité de certaines normes. Songeons par exemple à l’article 37, consacré au bail :
| L’exploitant d’une résidence privée pour aînés doit offrir et maintenir, pendant toute la durée du bail et sans augmentation de coût ni diminution d’intensité, l’ensemble des services qui sont prévus au bail ainsi qu’à son annexe. (Art.37) |
Compte tenu de tous les imprévus liés à la gestion d’une résidence d’aînés, qui accueille souvent une clientèle fragilisée dont l’état de santé peut se modifier parfois très rapidement, on peut présumer que l’article 37 exigera certains ajustements. Dans le même ordre d’idée, on peut aussi citer l’article 77, qui concerne les « mesures de remplacement » c’est-à-dire les mesures de contrôle qui doivent parfois être appliquées à un résident pour réduire le danger. À la suite de l’application d’une mesure de remplacement, l’exploitant doit aviser le représentant du résident, demander à ce que l’instance locale procède à une évaluation du résident et consigner les informations pertinentes dans le dossier du résident. Que de choses peuvent se produire durant la durée d’un bail !
Le règlement exigera sans doute une plus grande organisation au sein de certaines résidences pour personnes âgées. Et les divers dossiers et registres, qui sont une part importante de la certification, devront forcément être consultés périodiquement par les représentants de l’instance locale, afin d’en vérifier la conformité. Il ne sera donc plus uniquement question d’un simple test d’incendie pour être certifié !
Les quelques articles du règlement qui ont été décrits ici témoignent en tout cas non seulement d’une augmentation des normes mais également d’un désir du Ministère de mieux structurer l’organisation au sein des résidences pour personnes âgées, notamment au moyen d’un traitement et d’une diffusion des ressources informationnelles mieux coordonnés.
C’est à suivre !
(1) Règlement sur les conditions d’obtention d’un certificat de conformité et les normes d’exploitation d’une résidence privée pour aînés
http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=1&file=2013F%2F58998.PDF
(2) CHOUINARD, Tommy, « Québec resserre les normes dans les résidences pour aînés »
http://www.lapresse.ca/actualites/quebec-canada/politique-quebecoise/201302/27/01-4626062-quebec-resserre-les-normes-dans-les-residences-pour-aines.php
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